La reunión con los vendedores

Muchas empresas mantienen reuniones regulares con sus vendedores, a veces semanalmente, y otras veces las realizan cada tanto. Pero también están las que han dejado de hacerlas, no le han encontrado la utilidad. En estos casos el encargado del sector de ventas, el dueño de la empresa o bien un gerente, suelen decir que no las necesitan, que mantienen un contacto fluído con sus vendedores y por lo tanto no vale la pena realizarlas. No es buena la conclusión.

La reunión con vendedores es una de las cuatro herramientas que tiene el gerente de ventas para conducir su equipo comercial (las otras son el pipeline, el forecast y los reportes de gestión). Claro que se puede perder el tiempo en esas reuniones, o que resulten aburridas, eso dependerá del propósito que se le asigne a la misma, los temas que se traten y la dinámica que tengan.

El propósito

Si usted piensa u organiza estas reuniones regularmente para el control del forecast de ventas, o bien para capacitar a los vendedores o  para debatir las tácticas que cada uno de ellos está enfrentando en el día a día, entonces entiendo los motivos por los cuales pronto dejará de realizarlas. Definitivamente no es por allí.

El propósito principal de estas reuniones es motivar a sus vendedores. Lo necesitan para afrontar la semana o la próxima quincena. Claro que también se van a revisar las acciones comprometidas y pendientes, pero el verdadero motivo es que al finalizar la reunión sus vendedores se sientan como verdaderas fieras. Deben recibir información útil de parte de la empresa, haber escuchado tal vez un nuevo “tip” para utilizar en su táctica, tener en claro algún el desafío para la semana venidera y recibir las felicitaciones por los logros y objetivos intermedios cumplidos.

La agenda de la reunión. Los temas

La empresa debe informar novedades útiles para sus vendedores, por ejemplo: cambios de precios, estado del stock y las previsiones al respecto, disponibilidad o no del área productiva para algunas líneas del negocio, etc.. En resumen, esta información refiere a lo que puede impactar en las negociaciones con sus clientes o bien cómo encarar la gestión, y la oferta o no de una línea del porfolio. Si estas novedades van a impactar negativamente en las gestiones en juego, entre todos buscarán buenos argumentos para utilizar en “el campo” y seguir adelante.

Los progresos en las cuentas es una parte primordial en la reunión. El pipeline debe revisarse en forma conjunta e individual (recomiendo la lectura del artículo El pipeline para repasar conceptos). En primer término el gerente debe presentar el pipeline general de la empresa. Mostrar los índices que indican cuantas empresas entraron al embudo de ventas (o sea, en etapa de prospección), cuantas están en la etapa de gestión y cuantas oportunidades están en etapa de cierre. Debe mencionar para cada estado, cuáles fueron los cambios desde la semana anterior. A continuación cada vendedor indicará su aporte individual. Es buen momento para las felicitaciones a quienes correspondan y estimular a los rezagados a mejorar sus resultados. El gerente buscará que alguno de los vendedores describa su técnica para lograr pasar una oportunidad de una etapa a la otra (por ejemplo como logró que un prospecto accediera a una demostración). Buscará la intervención de cada uno de los vendedores, administrará los tiempos de participación y definirá la dinámica del encuentro.

La información sobre competidores y las demandas por más valor que soliciten prospectos y contactos deben tener siempre un lugar en estas reuniones. La competitividad de la empresa mejora atendiendo estos comentarios que reciben los vendedores en su devenir diario con el mercado.

Por último, debe quedar claro  con cuáles tareas y desafíos se esperan que cada uno de los vendedores comprometerán para la próxima reunión.
La duración total del encuentro, sea presencial o virtual, no debería exceder los veinte minutos.

¿Y el forecast?

En la reunión con vendedores se hace foco en el pipeline y no en el forecast (recomiendo repasar conceptos en el artículo: El forecast de ventas). La revisión del cumplimiento de objetivos de ventas se hace en otro momento. El forecast tiene sus reuniones de control y avance propias, y cada una de ellas tiene sus propios objetivos.

El gerente durante la reunión de vendedores

Es responsable de organizarla, confirmar los asistentes, decidir acerca del mejor momento de la semana para realizarla, también sobre la frecuencia y claro, le dará su impronta personal con los temas que incluya, y la dinámica que le dará a la reunión. Es el responsable de dirigirla y de establecerla como una “cultura” en la empresa.

La mayoría de las veces que se decide no realizarlas es por responsabilidad del gerente. Será su esfuerzo y dedicación lo que las sostiene en el tiempo. El primer saboteador de este tipo de reuniones es el gerente y más aún si resulta ser el CEO de la empresa o bien el vendedor estrella.

Además de los propósitos antes mencionados, estas reuniones son una oportunidad para detectar el nivel de los conocimientos metodológicos y técnicos de los vendedores. Por ejemplo: descubriendo dificultades para sortear secretarias, falta de eficacia en los cierres, problemas de actitud al detectar poca proactividad o bien el no seguimiento de las cuentas, etc.. El gerente descubre en este tipo de reuniones qué es lo que necesitan sus vendedores o alguno de ellos para mejorar su rendimiento.

Los gerentes suelen decidir capacitaciones individuales o grupales sobre aspectos técnicos de las soluciones ofrecidas, al observar entre sus vendedores dificultades para levantar objeciones, o bien, simplemente descubrir pérdidas de oportunidades frente a la competencia que resulta de calidad inferior.

Estas reuniones también permiten analizar y actuar en consecuencia sobre el nivel de comunicación y de integración que tiene el sector con otras áreas de la empresa, y que son tan importantes para que se mantengan aceitadas.

Conclusiones

Estas reuniones no son para capacitar, no son para revisar el forecast, no son para debatir un caso de ventas que esté atravesando un vendedor, son para motivar a los vendedores, procurando que sean mejores profesionales, estén al día de las novedades críticas que necesitan saber de la empresa y para que mantengan un alto nivel de actividad.