Errores en la confección de presupuestos

Errores en la confección de presupuestos

o como perder ventas y no saber porqué

Si usted cree que un presupuesto se utiliza para comunicarle el precio de su producto o servicio al potencial cliente, entonces empezamos mal. El lado positivo de esto es que usted desde ahora puede comenzar a entrever porque su tasa de conversión entre presupuestos enviados y cierres es tan baja. En este artículo le trataré de explicar cómo desarrollar un presupuesto profesional para los negocios de empresa a empresa, una parte importantísima en la metodología de venta consultiva (recomiendo leer: Una estrategia para ventas complicadas).

Pasos para confeccionar un presupuesto vendedor

Es preciso entender que el presupuesto se elabora con el cliente, a diferencia de muchos que consideran al presupuesto como una elaboración exclusiva del proveedor.

Paso 1: Relevar al cliente

Doy por descartado que usted y/o su personal de venta no perderán el tiempo en entrevistas y envíos de materiales a empresas y contactos que no califican para su negocio (aunque tal vez debiera revisar si en todos los casos esto es así para usted).

Es parte de la estrategia del personal de ventas relevar las necesidades declaradas del cliente, detectar las necesidades no explícitas ( o sea, descubrir lo que el cliente no sabe que padece) y definir un ranking de las necesidades más críticas. A estas últimas las llamaremos el «dolor».

Paso 2: Confirmar el dolor

Para seguir avanzando en la confección de un presupuesto ganador debe enviarle a los decisores de su cliente una descripción de lo que entendió acerca de la necesidad explícita e implícita, remarcando el dolor relevado. El formato puede ser una minuta y no debería dar usted un paso más en lo comercial hasta tanto sus contactos le confirmen que lo descripto se ajusta a lo declarado. De nada sirve mencionar beneficios generales de sus productos y servicios, que su cliente no valora o no considera necesidades. Para avanzar, debe asegurarse que usted entendió el problema y que su cliente también sabe que usted entendió el problema.

Paso 3: Reunión de cotización

A esta altura usted y su gente habrán realizado alguna demostración, o acordaron visitar a un cliente satisfecho para que cuente sus experiencias, o bien le acercaron por escrito o video, testimonios que describan lo bueno que es su empresa y soluciones. Es apropiado también enviarle una minuta de los comentarios que fueron realizados en esta etapa de gestión para confirmar una vez más que están avanzando hacia una solución apropiada para el cliente. Es el momento justo para pedirle una reunión, en la que repasarán las necesidades, el dolor, los comentarios positivos de las pruebas, demos o presentaciones que hubiere realizado, y finalmente presentarle la lista de precios de equipos, recursos y servicios que estarán en juego. Una reunión para ajustar la realidad, el alcance de la solución y descartar alternativas. Momento de acordar una oferta ideal para el cliente. Esta reunión es el necesario antecedente para el envío del presupuesto.

Paso 4: Estructura de la propuesta

Hay que tener presente que una vez enviada la propuesta, ésta se tiene que defender sola, ya que puede ser leída y/o criticada por contactos que no se hayan podido entrevistar. Podría caer en manos de ejecutivos que no lo conocen ni lo han visto al vendedor, y por lo tanto, no pueden valorar todas las acciones que desde su empresa se han hecho para confeccionar una propuesta ideal. Por lo tanto recomiendo que la propuesta contenga: a) Como han tomado contacto las partes, b) Breve e inteligente presentación de su empresa c) Descripción de cómo hasta la fecha resuelve el cliente su operatoria relacionada con el producto y/o servicio en cuestión, d) Descripción de los problemas que afronta el cliente en su actual situación, e) Tarea desarrollada por su empresa para diagnosticar el problema y encontrar y ofrecer una solución, f) Diagnóstico del problema y semblanza de la solución óptima, g) Presentación de la línea de productos y/o servicios de su empresa que resuelven el problema, incluyendo, una descripción de los beneficios, h) Descripción del alcance de la solución, i) Precio y formas de pago j) Garantías, k) Casos de éxito similares o bien la lista de clientes. También se pueden sumar testimonios de clientes. Finalmente anexar todas las minutas confeccionadas y ya enviadas.

Paso 5: Seguimiento

La gestión de ventas no termina con la entrega del presupuesto. El viejo eslogan que se repite sin pensar: «… ahora la pelota está del otro lado» es un error más (recomiendo la lectura del artículo: Las ventas son como el fútbol). La empatía que usted logró durante el proceso debe aprovecharla para obtener información de avance, para «pelearle» los intentos de avance a sus competidores. Para estar en el radar, puede generar una excusa para visitar juntos a un «viejo» cliente suyo satisfecho, o bien enviarle información técnica o comercial adicional, un almuerzo, etc..

Ultimas recomendaciones

Usted debe entregar su presupuesto lo más cerca posible de la época en la que su cliente estará decidiendo la compra. Los buenos vendedores consiguen saber como será el proceso de toma de decisiones de sus clientes y utilizan esta información.

La justificación de toda la tarea descripta para confeccionar un presupuesto vendedor, en la venta industrial o consultiva, solo se justifica por los montos de la operación en juego. El presupuesto cierra la etapa de gestión en el ciclo de venta y paradójicamente abre la de cierre.

Si usted o sus vendedores tienen bajos niveles de resultados o irregulares, si tienen dudas de cómo confeccionar propuestas, como definir los precios y/o manejar los descuentos, tomemos contacto, los puedo ayudar.