La cuarentena en la pyme

Coronavirus: cuarentena en la pyme

El jueves 19 de marzo fue el último día en el cual las empresas pudieron trabajar sin restricciones. En esa fecha,  por la mañana, se barajaba la posibilidad de una cuarentena obligatoria y había certezas al respecto. Con muy poquitos clientes tuve la oportunidad de planificar juntos el futuro que se asomaba, pudimos llegar a definir una serie de acciones para la cuarentena, y me parece ahora apropiado puntualizarlas y difundirlas, ya que incluso se pueden poner en marcha en este contexto en el cual estamos aislados físicamente, pero no digitalmente.

Ese jueves a la noche recordé una frase que decía mi padre en ciertos casos: las cosas no se veían venir… ¡venían!. Y así fue, sin mucho preámbulo: estamos en cuarentena para evitar más contagios y muertes.

Recursos

Claro que será difícil planificar y ejecutar actividades efectivas si la empresa no tiene o no se ha dotado de la tecnología necesaria para mantener el contacto entre sus responsables de áreas y sus subordinados. Me refiero a cosas simples como grupos de whatsapp, o software colaborativos como los que dispone Microsoft, Google y otras, o bien más elaboradas como tener el ERP, el CRM y otros subidos a la nube.

Haberse llevado a la cuarentena el listado impreso, o en un soporte magnético, la lista de clientes/contactos y empleados es un Plan B conveniente, llegado el caso.

Me resultó «oportuno» ver en los medios gráficos decenas de artículos acerca del teletrabajo y los beneficios que esto genera, algunos pocos mencionando las herramientas disponibles y casi ninguno acerca de lo que se puede hacer con esta tecnología en la pyme. Abordaré esto último.

Sondeo entre pymes

Además de los clientes que pude atender personalmente antes de la cuarentena, tomé contacto con otros y los interrogué acerca de cómo estaban planificando el futuro de la empresa. Llegué a contactarme con diez directores/dueños de pymes, parte del grupo que entrevisté en la encuesta anual (quienes aún no la leyeron pueden hacerlo acá). Todos los ligados a tecnología informática, o sea, quienes producen software o proveen recursos humanos en las áreas de informática, no tuvieron que cambiar demasiado. Muchas de ellas ya venían trabajando con esa modalidad a distancia hace varios años. Sin embargo, a las ligadas con la industria, la situación las agarró bastante mal paradas.

Las acciones para el afuera

Estrategia non-stop

Algunas empresas están dentro del universo que no debiera cerrar sus puertas, como las alimenticias y ligadas a su distribución y comercialización, lo mismo las de la salud, medicamentos, transportes y medios. Pero también están las empresas proveedoras de estas, a las que les permite seguir operando, las que disponen los insumos o las que pueden proveer el reemplazo de partes dañadas o brindar el servicio de reparación. Para estos casos sugiero una serie de acciones.

1. Tomar contacto con los clientes activos que están dentro del universo de empresas no incluidas en la cuarentena e informarle de teléfonos, emails y redes sociales de contacto para atender emergencias.

2. Enviarle a todas las empresas de la base de datos de clientes que pertenecen al segmento de empresas exceptuadas de la cuarentena, la oferta para resolver sus problemas operativos. La idea de incluir a no-clientes es debido que uno desconoce si su actual proveedor, el competidor, tiene una propuesta de emergencia para resolver una demanda.

3. Dejar indicado en el contestador de la empresa, en las redes sociales y en la página la disposición a proveer soluciones a empresas que deban estar activas y los datos de contactos por la emergencia.

Datos de inteligencia y de calificación

Es un buen momento para avanzar en una estrategia en redes sociales. Por ejemplo: desarrollar Linkedin, o simplemente generar más relaciones en la red. Esta actividad no está limitada a las comerciales, ya que las áreas de producción y administración pueden «aceitar» sus relaciones con pares de empresas clientes.

Si los/las vendedores/as han realizado bien su tarea y registraron los celulares de sus contactos, entonces pueden aprovechar la oportunidad para comunicarse y, con la empatía necesaria, completar los datos que desconoce del cliente. Sería apropiado que la base de datos, el CRM o el ERP estuviera diseñada para tal fin (recomiendo mi otro artículo al respecto, ver acá); caso contrario, tomar nota de cualquier manera. Los datos que suelen faltar en los registros de las empresas, a veces por no previsión del diseño otras por olvidos de registrarlos, son habitualmente: cargo del contacto, productos o servicios que utiliza de la competencia, otros decisores, e información que permita saber el tamaño de la empresa, como el nivel de facturación, la cantidad de empleados u otros más sutiles, como la cantidad de equipos en uso o clientes activos.

Las acciones para el adentro

Desde la dirección

Si el/la CEO o responsable de área está dispuesto a trabajar durante la cuarentena, si entendió que no se trata de vacaciones, entonces tiene que mantener un regular contacto con sus subalternos. Debe asignarles tareas, medir los avances, colaborar para obtener logros y generar espacios para compartir experiencias y resultados. Existen las herramientas informáticas para tal efecto, no son complicadas, solo habría que mantener la convicción de la tarea.

Recomiendo asignar días y horarios de encuentros grupales (por ejemplo dos o tres veces por semana), y también encuentros virtuales individuales, con la frecuencia necesaria tomando en cuenta las tareas asignadas.

Lista de posibles acciones

• Capacitación del personal

Fueron pocas las empresas que manifestaron la puesta en marcha de capacitación on-line para sus empleados. Sin embargo es muy buena la idea. Están disponibles cursos pagos, estructurados o gratuitos. Dedicados a desarrollar conocimientos técnicos o mejorar habilidades de conducción, marketing, ventas, etc..

Como todo proceso de capacitación, debe tener un objetivo o definirse el cambio que se desea provocar. Se debe atender con cuidado a la selección del proveedor, los temas que se abordan, la especificidad buscada o sea, el uso práctico que se tendrá cuando se imparta el conocimiento y todo esto debe estar planificado y guiado. Hay que hacer todo esto, sino el empleado tomará la actividad como un entretenimiento.

• Mejoras en las áreas

Este consejo suena de manual, más teórico que práctico, sin embargo hay empresas que advierten qué es lo que no funciona bien, perciben que información no poseen o no se genera, o tienen más o menos claro que los recursos asignados para una u otra tarea no resuelven bien lo operativo. Una vez más, y a través de herramientas informáticas, se pueden realizar reuniones para compartir ideas y solicitarles a los involucrados que piensen individualmente soluciones que serán presentadas en la próxima convocatoria. Como suele ocurrir en este tipo de reuniones, hay quienes la moderan, quienes realizan un resumen de lo acordado y lo hacen circular y los que deben producir los avances.

• Probar el software o evaluarlo

Un buen momento para hacer el reporte de las funciones del software de la empresa que no funcionan bien (eso sí, debería poder tenerse acceso en forma remota). Tal vez habrá que rediseñar campos obligatorios y/o faltantes, circuitos, etc.. Esta actividad es para cualquier sector de la empresa.

También es útil el momento para evaluar la compra de un nuevo ERP o un CRM. Seguramente encontrará proveedores dispuestos a armarles espacio para que pueden probar y consultar con especialistas los alcances y modificaciones que se le podrán hacer a cualquier aplicación. La idea sería generar al final del proceso un informe con la evaluación realizada para que al reanudarse la actividad empresaria se pueda tomar una decisión al respecto.

• Nuevos proveedores

También es buen momento de investigar nuevos proveedores para la empresa. Visitar sus páginas, pedir presentaciones y precios, conocer sus clientes activos y buscar referencias.

Seguramente hay más en la lista, sería bueno que sumara en este Blog las otras acciones que en su empresa están realizando durante esta cuarentena. Sumemos ideas.

Conclusiones

Esto es lo que nos toca vivir como comunidad, país, planeta. Quienes dirigen una empresa, un área o simplemente tienen personal a cargo deben ocuparse de mantener la actividad generando propósitos, responsabilidades, controlando y motivando para que esto ocurra.

Como consultor también tengo que reformular mi propuesta, ya que mi actividad como coach o analista ha cambiado su formato. Hace años que ofrezco mis servicios en forma remota (ver mi presentación aquí) y seguramente será este el formato que utilizaré por mucho tiempo.

¿Usted se está preparando para una cuarentena de 15 días o más?

Muchas de las acciones que he recomendado puede usted ponerlas en marcha ahora, hágame saber si necesita ayuda.